Oficinas virtuales

por | 28 de diciembre de 2010

¿Qué son? ¿Cómo ayudan a tu negocio? ¿Cómo ayuda la renta de una oficina virtual a tu negocio?

Hoy en día hay maneras de comunicarse que nunca, sumado al gran número de personas, tecnologías y negocios para ayudar a efectuar la comunicación.

De hecho, los avances tecnológicos son tan grandes que ahora es posible iniciar y operar un negocio sin oficina, ni personal y con poco material. Todo lo que se necesita es un teléfono y una dirección de correo electrónico o, en ocasiones, solo uno de los dos.

¿Cuáles son los servicios que ofrece una oficina virtual?

Los servicios de oficina virtual te pueden ofrecer la experiencia total de oficinas sin tener que comprar, arrendar o alquilar una oficina real.

Es más, una compañía de oficinas virtuales puede hacerse cargo de atender tu teléfono, recibir tu correo postal y electrónico y de manejar los sistemas de pedido para mantener en funcionamiento todos los servicios de comunicación de tu negocio.

El personal de la empresa va a contestar el teléfono como un miembro de tu personal, proporcionará una dirección postal para que llegue el correo comercial y te dará tus mensajes por teléfono, correo electrónico, SMS, fax o mediante un buscapersonas.

Los servicios de oficina virtual de las empresas varían pues algunos solo proporcionan un servicio de mensajes de telefonía básica, mientras que otros ofrecen un servicio completo de secretaria las 24 horas, con una dirección en algún lugar de oficinas reconocido.

¿Por qué utilizar una oficina virtual?

Las oficinas virtuales son mucho más que un servicio adaptable a diversas empresas y compañías, ya que ofrecen servicios a medida para satisfacer las necesidades individuales.

Contar con una oficina virtual significa tener una atractiva propuesta para tu negocio, pues con ella puedes ahorrar más que con la renta de una oficina tradicional y además puedes trabajar desde tu casa o desde cualquier lugar del mundo en donde te encuentres.

Y si lo que buscas es entrar en un mercado emergente, una oficina virtual es lo más adecuado para ti.

¿Cómo utilizar una oficina virtual? Esta es una pregunta que solo se puede responder según las demandas de tu negocio. Posiblemente no quieras contestar ni una sola llamada o tal vez solo necesites un contestador para las ocasiones en que esté fuera de la oficina.

Quizá también necesites un servicio para tomar toda la responsabilidad de cada uno de los servicios de comunicación de tu negocio.

¿Y por qué no usar una contestadora automática en vez de que una persona tome tus recados? Hacer esto quizá no sería una buena idea en el mercado latino.

Es cierto que una simple y barata máquina puede responder a los mensajes por ti, pero las investigaciones muestran que las personas son mucho más propensas a responder a una voz humana. Así que si escuchan la voz de una máquina es más probable que cuelguen sin dejar ningún mensaje. Si pasa esto, muchos negocios podrían resbalarse de tus manos.

Además, tener una voz humana en lugar de un mensaje grabado mantiene tu imagen como negocio establecido y serio, lo cual asegura a tus clientes que tu empresa es legítima, accesible y que la llamada es muy importante.

Recepcionistas virtuales

Al igual que con una recepcionista real, el servicio de una recepcionista virtual puede ir más allá de lo establecido. Las llamadas importantes pueden conectarse a través de un teléfono móvil, mientras que las otras pueden esperar.

En una oficina virtual se pueden tomar pedidos por teléfono, ayudar a atraer nuevos clientes y aumentar las ventas, entre otras actividades, por una fracción del precio de una secretaria.

Rentabilidad

Por otra parte, los servicios de oficina virtual ofrecen a las empresas la oportunidad de experimentar en un corto plazo para aumentar temporalmente sus recursos de oficina.

Inscribirse a los servicios de una empresa de oficinas virtuales bajo un plan de “pago por uso” es mucho más barato y menos riesgoso que invertir en los empleados y nuevos equipos, especialmente si es un proyecto que apenas comienza a andar.

Con información de: http://www.startups.co.uk