Consigue que una reunión sea un éxito

por | 7 de julio de 2011

Una reunión es un encuentro entre individuos en el ámbito laboral cuyo objetivo fundamental es hacer fluir la información de forma óptima favoreciendo para la toma de decisiones grupales y el establecimiento de programas operativos. La reuniones, por tanto, son una actividad esencial para la empresa ya que a través de ellas la información se distribuye eficientemente entre grupos de trabajo concretos y permite que las decisiones se tomen de forma colectiva mejorando la calidad de las medidas que se toman de forma individual. Sin embargo uno de los mayores problemas de las reuniones es que si no prepararan y planifican correctamente pueden alargarse innecesariamente y convertirse en una gran pérdida de tiempo. Es por ello que debemos tener en cuenta ciertos aspectos a la hora de preparar una reunión.

En primer lugar debemos tener meridianamente claro cual es tema que se va a tratar en la reunión, evitando siempre que sea posible el exceso de temas, y establecer qué tipo de reunión es la correcta para los objetivos que se quieren conseguir. De esta forma podremos decidir si es mejor que sea presencial, si basta con una conference call etc… Lo fundamental es concretar “qué se quiere conseguir” y confeccionar la reunión entorno a estos objetivos operativos.

Siguiendo con este enfoque también deberíamos establecer quienes son las personas idóneas para asistir a la reunión. Siempre en función de los objetivos deberemos seleccionar a asistentes que tengan capacidad decisional pero a su vez equilibrar la tipología de asistentes para que las visiones sobre el tema a tratar sean lo más poliédricas posibles. Sin embargo, en este sentido, debemos intentar que la heterogeneidad entre los asistentes no se traduzca en una reunión multitudinaria: es necesario tener diferentes perspectivas pero un número lo más reducido posible facilitará la adopción de consensos. Otro aspecto fundamental es el establecimiento de una agenda concreta para la reunión con tiempos asignados a cada punto. Es muy interesante que se expongas los subtemas a tratar de forma explicita y el tiempo de que se dispone para ello. No concretar estos puntos puede alargar innecesariamente el debate sobre un punto concreto mientras que una delimitación de tiempo favorece la toma de decisiones y el esfuerzo por lograr el consenso.

Por último quedarían los aspectos operativos normalmente asociados a los profesionales de la secretaria y el telesecretariado. Nos referimos a la inclusión de la reunión en las agendas de los asistentes a través de comunicaciones directas y organización y sincronización de agendas. El consejo fundamental es que en lo posible delegue todas las funciones asociadas a este punto y concéntrese en todo los relativo a contenido, duración y objetivos de la reunión. Recuerde que para este tipo de funciones puede recurrir a trabajadores internos o a empresas dedicadas precisamente a la recepción de llamadas y la gestión de agenda y citas.