Las facturas de proveedor cuando llegan a la empresa llevan una serie de cauces que pueden constar de las siguientes tareas: recepción, registro, clasificación, digitalización, distribución, verificación, aprobación, contabilización, archivado, consultas y expurgo. Y algo parecido ocurre con los albarenes y otro tipo de documentación.
En la actualidad, la contabilización de facturas es realizada por todas las empresas utilizando ordenadores y programas de todo tipo, desde potentes ERP que cubren múltiples áreas de la empresa a simples programas de contabilidad y facturación. Los datos que aparecen en la factura son “digitalizados”, son grabados en dichos programas y gestionados así en futuros etapas. Pero, ¿en el resto de las actividades?.
En el resto de las actividades el “papel” siguen siendo el soporte fundamental de la información y su movimiento entre mesas la gestión del proceso. Fotocopias, costes de envío entre oficinas y delegaciones, esperas, pérdidas, retrasos en la toma de decisiones, etc. son habituales y, sin embargo, la solución a estos problemas es simple, accesible para la mayoría de las empresas y efectiva, en tiempo y dinero.
Se reinventan los procesos para que aprovechen las tecnologías de la información y de la comunicación que están dentro de la empresa o que se pueden subcontratar. Un ejemplo de nuevo proceso sería:
- Se reciben las facturas y se limpian de clips, grapas y demás elementos que no sean necesarios, se realiza un manipulado , organización de archivo en definitiva.
- Se realiza una digitalización, con la fotocopiadora multifunción, los documentos y se archiva, provisionalmente, el papel.
- Opcionalmente, mediante programas especializados se extraen los datos necesarios de las facturas y los verificamos para comprobar su exactitud y la ausencia de errores.
- La factura digital se envía por correo electrónico o se pone en la intranet y avisamos a la persona responsable para que revise si es correcta.
- Recibimos, telemáticamente, la aprobación o el rechazo de la misma.
- Si va bien, se contabiliza la factura, automáticamente si antes hemos extraído los datos o, manualmente, como lo hacemos ahora grabando en el ERP.
- Se archiva y se realiza una custodia definitivamente el papel, o si hemos utilizado un proceso de digitalización certificada de facturas podemos destruir las facturas después del cierre del IVA.
Los pequeños cambios en la gestión de las facturas pueden llevar a la reducción de costes de transacción lo que redunda en un beneficio claro para la empresa.