Hay mucha diferencia entre sectores de mercado a la hora de valorar la digitalizacion. En unos sectores de mercado, ven a la digitalización como un servicio que les aporta seguridad, difusión, prestigio, nuevas posibilidades…En empresas es más complicado que tengan esa visión de la digitalización. En Gupost Gestión documental, lo vemos como posibilidades que tienen las empresas en ahorro. Las empresas siempre pregunta en cuanto tiempo obtendrían el retorno de la inversión (ROI), y más ahora, en tiempos de crisis.
El ROI se define como el beneficio obtenido por cada euro que invertimos en una tecnología o servicio durante un periodo de tiempo.
ROI=(Beneficio/Coste)x100
Su medida es un número relacionado con el ratio Beneficio/Coste, donde el coste suele ser sencillo de calcular mientras que lo complicado es definir y calcular el beneficio.
Realicemos un ejercicio básico del ROI, en el que existe un proceso de recepción, aprobación y contabilización de las facturas del proveedor. Y otro ejemplo en el que la factura llega a Gupost Gestion documental realiza la digitalizacion, previamente, esta factura. Veamos la diferencia y el retorno de la inversión.
| En Papel | Digital | ||
| Apertura y clasificación | 1 | 1 | |
| Fotocopias | 2 | ||
| Envío a Gupost Gestion Documental | 0,5 | ||
| Distribución para aprobación | 2 | 0,5 | |
| Contabilización | 5 | 5 | |
| Archivo | 3 | ||
| Búsqueda | 4 | 0,5 | |
| Fotocopia | 2 | ||
| Rearchivo | 2 | ||
| Minutos requeridos | 21 | 7,5 | |
| Coste de tratamiento (18 €/hora) | 6,3 € | 2,25 € |
Pero continuemos, para almacenar estas facturas hay una serie de costes a tener en cuenta:
| Elemento | Coste unitario en € |
| Material de Archivo (armarios, archivadores, carpetas, definitivos, etc….): | 0,5 |
| Carpetas, clips, etiquetas, etc… | 0,09 |
| Coste metro cuadrado por documento X 5 años de vida documento | 1,5 |
| Coste de archivado | 2,09 |
Tras estos cálculos, llegamos a la conclusión de que el tratamiento y custodia de una factura en papel supone 8,39 euros (6,3 + 2,09).
Podríamos hacerlo de otra manera, montando una valija diaria que recoge las facturas de proveedores en la empresa del cliente, las trae a la nuestra, donde las digitalizamos y por la tarde mediante un FTP seguro tiene el cliente las imágenes digitalizadas en su ERP. Nosotros podríamos archivarlas en nuestro almacén y todo esto costaría 0,30 € por factura. Y en caso de necesitarlo se podría utilizar una imprenta online y realizar un mailing.
La suma y la diferencia es sencilla, sumamos 0,30€ a los 2,25 del tratamiento digital, y obtenemos un coste de 2,55 muy por debajo del resultado anteriormente obtenido, lo que nos supone un ahorro de 5,84€ por factura tratada. Si hacemos otra operación de multiplicación de todas las facturas que podemos tener anualmente, se hará una idea del ahorro posible.
Este es un ejercicio sencillo que se puede realizar aunque en muchos casos los datos pueden ser debatibles. Hay otras consultoras que realizan más tipos de costes asociados al tratamiento en papel de las facturas y claramente las ventajas en la digitalización son claras.