En algunas de las mejores y más avanzadas empresas de secretaria virtual y telesecretariado se contempla el servicio de gestion de agenda
Este tipo de servicio puede ser usado de diferentes modos y adaptarse a las necesidades concretas del negocio-empresa del cliente.
Vamos a poner un caso de éxito del servicio de gestión de citas que hemos observado en una empresa de telesecretariado
Hablamos de citas médicas. En esta empresa del han diseñado un servicio para aquellas consultas privadas que no cuentan con una persona permanentemente atendiendo las llamadas y gestionando las citas, con sus cambios de última hora, reajustes de planificación por necesidades del equipo médico y numerosas casuísticas más.
Con este servicio ofrecen un sistema por el que al atender las llamadas se reserva una cita a nombre de un determinado paciente, incluso pueden asignar mayor o menor tiempo en función de diferentes parámetros, por ejemplo si se trata de una primera visita se asigna una cita de una hora de duración o si, por el contrario, es una revisión o una entrega de resultados la cita se reduce a la mitad.
A su vez, este servicio, ofrece la posibilidad de llamar a los pacientes el día antes de la cita para confirmar la asistencia y en caso de que quedara algún hueco libre, lo procuran llenar con algún otro paciente.
Toda la información se registra en un panel exclusivo para cada cliente y en donde se comparte un calendario que puede modificarse en tiempo real y al que el propio médico, si lo desea, puede acceder y asignar una cita para algún paciente especial o modificar la planificación en función de su criterio.
A través de este ejemplo de servicio de gestión de agenda se consigue ofrecer un ahorro de costes al médico ya que no debe disponer de una persona en la consulta, los días que el no pasa consulta. Mientras que se ofrece a los clientes un servicio personalizado.
Además, a nivel operativo se consigue agrupar un mayor número de citas para un día, de manera que el médico tendrá toda la agenda organizada y con el mayor número de pacientes posibles maximizando la rentabilidad.
Con este ejemplo práctico resaltamos como un servicio de gestión de agenda puede ayudar a la mejora de un negocio y además mostramos la variedad de funcionalidades que ofrecen los servicios de secretaria actuales.