Desde Gupost Gestion documental observamos la claridad que tienen muchos clientes en los precios de la digitalización. Observan y consideran que los precios de la digitalización tienen que estar próximos a los que se pagan por una fotocopia con su proveedor habitual.
Observando los precios que pagamos por cada fotocopia es de 0,01112 € por cada vez que pulsamos el botón de fotocopiar. Estos precios están muy por debajo de los precios que se ofertan en la digitalización.
Si miramos solo el término digitalizacion a lo que es poner las hojas en un escáner y obtener una imagen, observamos que los precios se parecen mucho a realizar una fotocopia. Pero escanear hojas no es lo mismo que hacer una fotocopia, conllevan una serie de tareas que son manuales y tienen un tiempo. Por ejemplo:
- Trasladar la documentación hasta nuestras instalaciones
- A veces, inventariarla
- Manipulados , sacarla de sus carpetas, AZ, sobres, etc.
- Ordenarla para que luego las imágenes también estén ordenadas
- Clasificarla y describirla en una aplicación informática para facilitar su posterior gestión y localización
- Quitarle los clips, grapas y demás elementos que impidan su pase por el escáner.
- Eliminar copias y destruirlas
- En muchos casos enviarlo a una imprenta online, o realizar una mailing debido a una campaña de Marketing Promocional
- etc.
Todos estos trabajos se tienen que realizar con cuidado y orden, ya que una vez escaneada, hay que introducirla tal y como venía. Volver a poner las grapas, los clips, meter todas las hojas en sus carpetas, AZ, etc..y devolvérsela al cliente.
Estos procesos, hay que realizarlos manualmente, es imposible realizar los trabajos de gitar grapas, clips de manera efectiva y sin dañar la documentación. No existen máquinas para realizar estas tareas.
Este tipo de procesos los ejecutan técnicos especialistas y, algunos de estos procesos, generan más valor que la simple digitalización y la obtención de una imagen digital. En estos procesos, observamos que entre el 60% y el 70% de los costes corresponden a tareas de carácter manual y no mecánico. Es por ello que los costes de la digitalización son superiores a los de una simple fotocopia.