Consejos para abrir una oficina virtual
¿Qué es una oficina virtual?
Una oficina virtual es un espacio de trabajo en línea que permite llevar a cabo negocios de forma remota a través de Internet. Usa varias tecnologías de la comunicación, como el chat u otras herramientas para intercambiar archivos, envío de fax y videoconferencias.
Con una oficina virtual puedes conducir tu negocio prácticamente desde cualquier lugar, mediante el uso de una computadora portátil y una conexión inalámbrica. ¡Puedes tener una reunión ejecutiva mientras estás en la playa!
Para rentar una oficina virtual debes:
• Definir tu negocio y sus necesidades. Esto es esencial antes de montar los elementos para crear tu oficina virtual. Debes asegurarte de que tu computadora portátil o cualquier equipo que quieras usar tenga la suficiente memoria y velocidad para llevar a cabo las diversas tareas que requiere. La videoconferencia puede ser vital para una oficina virtual.
• Haz una lista de las actividades que tu negocio normalmente llevaría a cabo en una oficina tradicional. Esta lista puede incluir: envío de faxes, fotocopias, videoconferencia, teléfono, correo de voz y uso de un asistente, por ejemplo.
• Decidir entre el montaje de tu propia oficina virtual y el uso de un servicio en línea. ¿Tienes trabajadores o solamente eres tú? ¿Eres una empresa que cuenta con todo lo necesario relacionado a tu industria? ¿Cuál es tu ramo? Sería mucho más fácil si vendes productos electrónicos, por ejemplo libros, que si vendes maquinaria pesada.
• Configura una cuenta de correo electrónico empresarial. Si eliges una cuenta de correo electrónico y las características que ofrece, puedes estar influenciado por las decisiones que toma en los pasos siguientes.
• Ten en cuenta que te encargarás de la dirección de la empresa, entonces tienes que considerar que incluso una oficina virtual necesita un buzón de correo “no virtual” Piensa en tu casa, en la oficina de correos o en un servicio de buzón de correo. Investiga la necesidad de obtener una licencia comercial de la ciudad donde se encuentra la dirección del buzón.
• Saca una tarjeta de crédito o de débito para realizar tus negocios en línea.
• Investiga los servicios de impresión y de correo para tu folletería por correo, postales, cartas y otros materiales promocionales.
• Busca el fax o correo electrónico que mejor se adapte a tus necesidades. Independientemente de la industria, en la mayoría de las empresas es necesario el envío y la recepción de faxes. Algunas cuentas de correo lo proporcionan por un cargo extra. Según tus necesidades de movilidad, puedes optar por un escáner-impresora portátil, un fax, un escáner o por la opción de enviar faxes desde un servicio de distribución al menudeo.
• Coloca el internet inalámbrico. Esta es una decisión que dependerá de la zona del país en la que te encuentres. Elige según los servicios y la conveniencia de éstos que te ofrezca el proveedor.
• Investiga las opciones de teléfono celular y de teléfonos inteligentes. Si te decides por un proveedor de teléfono comprueba que vas a tener un buen servicio en las áreas cruciales para tu negocio.
• Checa las opciones de intercambio de archivos, si tienes esa opción. Esto te permitirá colocar los archivos, imágenes o documentos, en línea para que puedas verlos cuando lo quieras.
• Investiga las opciones de chat, en caso de que lo necesites. Existen los programas de chat gratuitos como el de Yahoo!, el MSN y el Google.
• Si tus necesidades de oficina virtual incluyen videoconferencia, ten en cuenta los requisitos de hardware antes de comprar una computadora portátil en especial.
Con información de: ehow.com