La cercanía de la familia y evitar perder tiempo en transporte son algunas de las ventajas de contar con una oficina virtual, sin embargo, esta nueva forma de trabajo también tiene ciertas desventajas con las que hay que contar.
Cuestiones como la globalización y la tecnología generan cambios increíbles día a día en la forma en que trabajamos y, por supuesto, en los lugares en los que trabajamos y para quienes trabajamos.
Ahora, por ejemplo, el trabajo puede dividirse en tareas pequeñas y redistribuirse alrededor del mundo en minutos, cuando pocos años atrás esta última acción habría tardado días. Y lo que es más, los empleados pueden trabajar desde casa e incluso desde otras partes del mundo y enviar su trabajo al final del día.
De acuerdo a ciertos estudios realizados, el trabajo a distancia o teletrabajo brinda una serie de beneficios tanto a empleadores como a empleados, por ejemplo:
• Los empleados se sienten mejor porque están más cerca de sus familias y hogares.
• La productividad se incrementa, ya que el horario de trabajo suele extenderse.
• Los empleados no pasan tanto tiempo en el transporte o en reuniones improductivas y suelen retribuirle ese tiempo a los empleadores.
Aunque algunas empresas han descubierto que el teletrabajo es un factor que puede ayudarles muchísimo en cuestiones de productividad, siempre existe el riesgo de contratar a alguien que no es apto para este tipo de trabajo.
Otro beneficio es la reducción de costos, ya que al no haber gastos por concepto de traslados o renta de oficinas, los empleados pueden trabajar a distancia desde la casa o la cafetería, por ejemplo. Este es un factor que puede traer grandes ahorros a la compañía.
¿Y cómo sé que mis empleados están trabajando?
Esta es la pregunta más común cuando los empresarios de antaño se enfrentan a esta nueva forma de trabajo y es que ¿cómo crear una cultura empresarial que mantenga la cohesión entre los empleados y genere un sentido de pertenencia si hay gente que raramente se ve por la oficina?
Una de las causas de que el teletrabajo sea tan poco popular en México es la necesidad de una conexión física con los colaboradores, de hablarles frente a frente, conocerlos físicamente y saber cómo hacen su trabajo. Sin embargo, es posible que los trabajadores también teman perder el sentido de identidad y distinción, esto es porque trabajar en equipo significa someter las ideas propias a la identidad intelectual de un grupo, pero cuando se trata de un equipo virtual, las contribuciones se depositan en una base de datos para convertirse en propiedad de la organización.
Igualmente, debido a que los trabajadores virtuales están aislados de los demás empleados, pierden la oportunidad de beneficiarse de las ideas y experiencias de otros.
En estos casos, los investigadores recomiendan algunas estrategias para mejorar la efectividad de tener una oficina virtual, por ejemplo:
• El uso de medios avanzados de videoconferencia.
• El establecimiento de programas de tutoreo.
• La motivación para asistir a las conferencias.
Un punto interesante dentro del tema de las oficinas virtuales es Internet, el banco de datos más grande que existe en la actualidad y que sirve tanto para estudiantes como para maestros, niños y cualquier persona en general.
Ahora bien, tomemos en cuenta que día a día, el número de usuarios de Internet crece y que es bastante grande, debido a la cantidad de usuarios individuales y corporaciones que comienzan a usar esta herramienta. Cuando trabajamos por Internet es posible efectuar una infinidad de operaciones relacionadas con el manejo de información, es decir que existe la posibilidad de establecer comunicación con cualquier zona donde exista una computadora conectada a la red.
A raíz del éxito de Internet nació la Intranet, una herramienta para quienes quieran hacer uso de las ventajas de Internet, pero con un enfoque más interno. La Intranet es una red con las mismas características de Internet, a la cual solo tiene acceso el personal de la organización y se restringe la información a determinados usuarios.
Ventajas de la Intranet en una oficina virtual
• Capacidad de poner bases de datos sin importar el lugar en donde se encuentre la computadora, ni su arquitectura o sistema operativo.
• Disponibilidad de la información a cualquier hora y desde cualquier lugar.
• Aprovechamiento de recursos como: multimedia, hipertexto y otras facilidades de la red corporativa como navegadores, herramientas de Java, etc., para desarrollar aplicaciones en la Intranet.
• Intranet es una manera rápida y eficaz para realizar transacciones internas.
• Útil en la comunicación con trabajadores, proveedores y clientes.
• Distribución de software de trabajo.
• Facilita a los empleados las consultas de información.
• Presentación de productos a clientes sin tener que desplazarse.
Entre otros.
Después de esto, podemos decir que como base de toda empresa virtual se encuentran las comunicaciones unificadas, una combinación de todo tipo de servicios de comunicación en un único servidor central que se comunica con un único programa en la computadora del usuario.
Las comunicaciones unificadas incluyen:
• Comunicación de voz
• Sistema de respuestas vocal interactivo
• Correo electrónico, sonido, video y conferencias por Internet
• Mensajes de texto y mensajería instantánea
A pesar de lo comentado, no está claro cómo debemos ver el futuro del teletrabajo. Podemos suponer que los empleos serán más interesantes y complejos a medida que las tareas sean enviadas al exterior o eliminadas por la tecnología.
Por ejemplo, es muy posible que los gerentes y trabajadores sean pulverizados por una competitividad que deja poco espacio para la creatividad y la innovación. Existen varias concepciones tanto pesimistas como optimistas.
Si queremos ver un lado positivo, podemos considerar que los empleadores pueden contratar trabajadores cada vez mejor formados; una característica muy buena, debido a los empleos exigen cada vez más pericia.
Rentar una oficina virtual tiene sus ventajas competitivas, ya que su flexibilidad y ligereza puede darle enorme capacidad a la compañía de capturar mercados emergentes, de rápido desarrollo. Sin embargo, factores como la necesidad de socialización, la autonomía, el desarraigo y la libertad quedan como desventajas que se tendrán que solucionar a corto plazo.
Con información de: oficvirtual4.blogcindario.com