Realizar una destrucción certificada

por | 25 de octubre de 2010

Por desconocimiento del proceso de destrucción certificada se realizan muchas consultas en los contact center de las empresas. Nosotros tratamos de explicar lo más claro posible en que consiste y las ventajas de trabajar con GUPOST.

GUPOST Gestion documental es capaz de realizar desde los grandes expurgos a las destrucciones puntuales:

Al igual que en las destrucciones periódicas, hay que realizar un presupuesto sobre el trabajo a realizar y firmar un contrato de confidencialidad entre las partes si no existe uno anterior.

En las instalaciones del cliente:

Se recoge la documentación a destruir y se deposita en cajas o contenedores especiales. Se cuenta con tantos operarios como sea necesario para realizar los manipulados, que estarán debidamente identificados.

Recogemos la documentación que se tiene que destruir en cajas o contenedores especiales dependiendo del nivel de seguridad de la documentación. Contamos con tantos operarios como sea necesario para los manipulados. En ocasiones se necesitan un número alto de operarios dependiendo de la cantidad a desalojar.

El transporte:

El transporte es propio de Gupost y en caso necesario, dependiendo del volumen a transportar, se contrataría transporte externo.

Nuestro vehículo recoge la documentación en las instalaciones del cliente y las lleva hasta GUPOST Gestion  Documental sin ninguna parada, teniendo en todo momento sus puertas bloqueadas.

En las instalaciones de GUPOST :

El material que llega a las instalaciones de Gupost Gestión documental se introduce en un recinto de acceso restringido de esta manera poder tenerla bajo control, y se destruye en una trituradora que tiene un nivel 3 de destrucción.

Gestor de residuos autorizado:

Al igual que en las destrucciones periódicas los fardos con el material destruido se entregan a un Gestor de Residuos Autorizado.

Emisión de certificado:

Una vez realizado el trabajo, Gupost Gestión documental emite un certificado (enviado por mailing e realizado por la imprenta online) al cliente donde identifican el material y plasma los datos que se refieren a la destrucción finalizada.

EN RESUMEN:

OBJETIVO DE LOS PROYECTOS DE DESTRUCCIÓN DOCUMENTAL

El problema inicial:

Se necesita hacer una destrucción de documentación confidencial, que asegure en todo momento cumplir con la LOPD.

La solución aportada por GUPOST Tratamiento Documental:

Se depositan en las instalaciones del cliente contenedores cerrados con llave, con una pequeña ranura en la parte superior para depositar la documentación en su interior.

GUPOST Tratamiento Documental reemplaza los contenedores periódicamente y los traslada en transporte propio sin paradas intermedias, hasta sus instalaciones con acceso restringido.

El proceso de expurgo se realiza en una máquina trituradora con un Nivel de Destrucción 3 (utilizado por entidades bancarias).

Una vez desmaterializados los documentos se envían a un gestor autorizado de residuos y se le emite al cliente un certificado de destrucción de su documentación.