En cualquier empresa observamos que hay gran cantidad de papel y todo ocupa mucho espacio, y en la mayor parte de las ocasiones coincide que carece de gran valor y en otra tiene un valor muy alto para la empresa. Es por ello que los servicios de custodia documental se utilizan para estos casos. En algunas ocasiones se digitalizará y se destruirá la documentación y en otros se digitalizará y se conservará la documentación en estas empresas de custodia de archivos.
Este tipo de empresas de custodia de archivos en muchas ocasiones ofrecen una oferta en la que engloban el tratamiento documental del servicio. Estas empresas necesitan mucho espacio para poder ofrecer este servivio completo de digitalización y custodia de la documentación de los archivos. Ninguna de estas empresas se mantiene dentro de las ciudades, todas ellas están en grandes polígonos industriales donde pueden adquirir grandes superficies para desarrollar su actividad.
Son muchas las entidades (ayuntamientos, cajas de ahorro, diputaciones, empresas…) que acuden a este tipo de empresas para solicitar sus servicios. En muchas ocasiones merece la pena digitalizar gran parte de la documentación, sobre todo aquella que se está manejando todos los días, y almacenar el papel sería lo optimo. Los precios suelen ser bastante ajustados, siempre es conveniente preguntar en unas cuantas de ellas porque la diferencia es considerable dependiendo de la cantidad.
Las empresas de custodia cuentan con las últimas tecnologías en sistemas de seguridad, detección y extinción de incendios, sistemas de almacenaje, etc. . Entre ellos:
Protección frente a incendios
Cuentan con un sistema de detección y extinción de incendios, donde los sistemas de detección son electrónicos y conectados a una central de alarmas, cada empresa utiliza diferentes dispositivos y empresas que trabajan con ellos pero este podría ser un ejemplo:
- Para la detección de Incendios: Detectores Fotoeléctricos de humos (Oficinas y Nave), con conexión a Central de Alarmas.
- Protección contra incendios: Adaptación a la actuación a la NBE-CPI-96.
- Sistema de Rociadores automáticos (NFPA-13)
- Bocas de Incendio Equipadas (BIES)
- Extintores Portátiles
- Pulsadores de Alarma
- Sirenas de Alarma
- Puertas; Resistencia al fuego RF-60.
Medidas antirrobo y vigilancia
Disponen de un sistema antirrobo que permite garantizar la seguridad de la documentación depositada, cumpliendo con las medidas de seguridad RD 1720/2007.
Entre otras medidas:
- Detectores de presencia que están colocados en puertas y accesos en toda la nave y oficina.
- Control de accesos mediante tarjetas plasticas de apertura a las diferentes dependencias o zonas de la instalación, de acuerdo del nivel de acceso de cada persona, para garantizar que la persona que accede sea perfectamente identificada y esté acreditada para el acceso, evitando los manipulados de los expedientes o libros por personas ajenas a ese departamento.
Sistemas de almacenamiento
Cuentan con varios tipos de sistemas de almacenamiento:
- Un sistema de estanterías metálicas con estructura de almacenaje tipo Rack Selectivo para el almacenamiento de cargas.
- Un conjunto de estanterías montadas sobre bases móviles que se desplazan a lo largo de unos carriles instalados en el suelo.
Control de plagas
Suelen implantar un sistema de control de plagas de desinsectación y desratización, contratado con una empresa especializada, quien se encarga de su correcto mantenimiento.
Gestión informática de archivos
Cuentan con un sistema para la gestión informática de archivos. El sistema controlado a través de navegadores web o dispositivos inalámbricos facilita al máximo todas las tareas relativas a control de acceso, optimización de espacio, optimización de entradas y salidas, gestión de la trazabilidad del contenido de las ubicaciones, etc.