Una de las funciones básicas de cualquier persona que se dedique al mundo del secretariado es la gestión, planificación y optimización de la agenda de trabajo. Para poder llevar a buen puerto esta tarea es esencial poseer grandes capacidades de organización y un sexto sentido para la practicidad. La mejor forma de planificar correctamente el trabajo en una agenda concreta implica comenzar con la mayor cantidad de información posible por lo que una persona encargada de tareas de secretariado deberá apuntar todo aquello que tenga que ver con el trabajo, desde fechas concretas teléfonos de grupos de interés, clientes, proyectos a corto y medio plazo etc.. Con esta información lo importante es saberla ordenar de forma que se pueda sacar el máximo partido de ella a la hora de estructurar el trabajo a realizar. Hay diversos aspectos que nos serán de gran utilidad en esta tarea.
En primer lugar es interesante utilizar agendas diversas estructuradas según temáticas, como por ejemplo tener en un sitio los datos de los clientes, en otro se dispone el timing semanal de tareas, en otro los objetivos a realizar a medio plazo etc… En segundo lugar debemos tener en cuenta que cuanto más sintética, exacta y relevante sea la información que codifiquemos más eficiente resultará la planificación del trabajo. Es importante, por lo tanto, no ser excesivamente o prolijo, o anotar información que no es relevante para la organización. En tercer lugar es importante favorecer el acceso de la información a través de una codificación temporal óptima. No existen normas precisas para ello pero la idea es poder tener la información ordenada temporalmente de forma que se pueda acceder a ellas rápidamente.
Gestionar una agenda no es sencillo, requiere concentración, ser metódico y tener muy clara la orientación a objetivos. En este sentido es extremadamente importante tener presente que una agenda de trabajo no es un diario o bitácora personal. Lo datos que anotamos en la agenda necesitan ser organizados con el objetivo de mejorar nuestra productividad y funciones desempeñadas. Sin embargo es una tarea que, bien gestionada, reporta grandísimos beneficios a la empresa o profesional.
Autor: Secrelan tu secretaria virtual