Oficinas virtuales, ventajas y desventajas

por | 20 de enero de 2011

Tener una oficina virtual tiene diferentes ventajas, pero también es importante evaluar sus desventajas, sobre todo si eres un emprendedor.

Cuando tienes una oficina virtual puedes vincular a las personas de tu oficina electrónicamente sin la necesidad de tener un espacio físico. Esto es una gran ventaja para quienes tienen poco presupuesto pero ¿hasta dónde llegan los beneficios de rentar una oficina virtual? En este artículo analizaremos las ventajas y desventajas de contar con una oficina virtual.

En una oficina virtual, el trabajo cotidiano se realiza de manera remota, es decir, en cualquier lugar donde se encuentren los empleados, siempre y cuando el sitio de trabajo esté vinculado con uno o más de los sitios fijos de la compañía por medio de algún tipo de comunicación electrónica.

Un poco de historia…

Las primeras actividades de oficina virtual tuvieron lugar durante la década de los setenta, tiempo en el que también aparecieron las microcomputadoras y los equipos de comunicaciones de datos de bajo costo. Esto facilitó que las personas pudieran trabajar desde sus hogares.

Este hecho acaparó rápidamente la atención de programadores, arquitectos, ingenieros, abogados y analistas económico-financieros, entre otros.

Algunas de las ventajas de contar con una oficina virtual son:

• Menor costo de instalación. Cuando rentas una oficina virtual, no tienes que contar con tanta capacidad de oficinas, ya que algunos empleados pueden trabajar desde otro lugar. Esto te permitirá reducir costos de renta y expansión de oficinas.
• Menor costo de equipo. Los trabajadores a distancia pueden compartir gran parte del equipo de manera similar como sucede con los usuarios de una LAN cuando comparten sus recursos.

• Red formal de comunicaciones. Se establece una mayor atención a las redes de comunicaciones, lo que da lugar al desarrollo de mejores sistemas de comunicación.

• Bajo índice de interrupciones en el trabajo. Cuando los inconvenientes temporales (lluvia, frío, nieve, etc.) e inclusive enfermedades impiden viajar al lugar de trabajo, la oficina virtual hace factible continuar con las actividades del individuo y de la empresa.

• Contribución social. La oficina virtual permite a las empresas contratar personas que no pueden viajar a una oficina física por cuestiones de discapacidad o porque son padres de niños pequeños o ancianos. Es ahí donde se tiene la oportunidad de encontrar personas de alto valor estratégico, ubicados en distintos lugares.

Y las desventajas son…

Entre las desventajas de tener una oficina virtual están:

• Sensación de aislamiento. Cuando los empleados no tienen un contacto continuo con otras personas que pertenezcan a la empresa, pierden la sensación de ser parte de la misma.

• Temor a la pérdida del trabajo. La angustia ante el desempleo afecta no sólo a quienes no tienen trabajo, sino también a quienes a pesar de tener trabajo, temen convertirse en futuros desempleados. En este contexto, el miedo puede deteriorar el clima laboral, al tiempo que se experimenta culpa por los compañeros que son despedidos.

Es entonces que el trabajador resiente un clima laboral de inseguridad y comienzan los cambios no deseados en la dinámica familiar.

• Decaimiento del ánimo. El trabajador reduce su energía y disminuye su actividad, se deteriora la capacidad de disfrutar de sus labores, el interés y la concentración. También puede presentar cansancio.

• Tensión familiar. Pueden presentarse cierto nerviosismo en la familia, debido a los factores anteriores, lo que puede llevar a conflictos laborales.

Estas desventajas tienen relación con aspectos motivacionales y psicológicos, por lo que deberá prestarse especial atención tanto en la etapa de selección de aspirantes a teletrabajadores, como en las actividades de apoyo, retroalimentación, motivación y comunicación.

Que una oficina virtual funcione depende de una estrategia viable. Para ello se deben tomar en cuenta ciertos puntos:

• Proporcionar recursos de cómputo. La empresa debe brindar equipos adecuados a los teletrabajadores para el mejor desarrollo de sus funciones.

• Brindar acceso a las fuentes de información. Si el empleado requiere información para las labores de investigación, la empresa debe proporcionar fuentes que el empleado requiera para cumplimentar sus actividades.

• Proporcionar suministros diferentes de los de cómputo. Esto implica proveer regularmente todos los elementos de papelería para las actividades de oficina.

• Tomar medidas para remitir llamadas telefónicas. Aquí se tienen que gestionar eficazmente las llamadas que el personal a distancia tenga que realizar a la oficina física.

• Utilizar llamas de conferencia. De esta manera se permitirá a más de dos personas participar simultáneamente en una conversación telefónica.

• Programar reuniones periódicas. La compañía debe programar reuniones para todo el personal, informar el motivo de la reunión y fomentar el sentido de comunidad entre los empleados. Dichas reuniones deben programarse con frecuencia.

• Seguir una rutina de trabajo. Los trabajadores a distancia deben comprometerse a trabajar durante ciertas horas al día. Su trabajo debe ser realizado en una habitación alejada de distracciones.

En la actualidad vivimos en un entorno cada día más competitivo y la oficina virtual brinda la posibilidad de expandir la magnitud de las actividades con un incremento menos que proporcional en los costos.

En resumen, la oficina virtual brinda sus beneficios no solo a empresas del rubro de servicios, sino también a las manufactureras en todo lo que atañe a las labores de oficina. Rentar una oficina virtual representa una importante posibilidad de mejorar la productividad y de reducir los costos.

Con información de: Mauricio Lefcovich, Consultor en Administración de Operaciones

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