Los programas de gestión de documental

por | 31 de mayo de 2011

Un sistema de gestión documental es cualquier programa de ordenador que se encargue  del procesamiento de grandes cantidades de información (documentos…), más o menos complejos dependiendo de su capacidad de gestión. Un ejemplo sencillo puede ser el explorador de Windows, fácil de usar, útil aunque limitado, claro.

Así que dependiendo de nuestras necesidades podemos optar por uno u otro, dentro la extensa gama que hay en el mercado, entre gratuitos y de pago.

Pero antes que nada hagamos un repaso sucinto a las características principales de un buen sistema de gestión documental.

Como elementos básicos, el programa nos tiene que permitir acceder al recurso (a la información) y compartirla. Esta es la función de un administrador de archivos como el ya mencionado explorador de Windows.

Pero para ser considerado un sistema de gestión competitivo, el programa tiene además que tener la capacidad de relacionar la información y darle un contexto.

Con estos mimbres ya podemos buscar un programa que se adecue a nuestras necesidades.

Por otra parte, tenemos dos opciones (anteriormente mencionadas): pagar u optar por uno gratuito.

Como decimos, todo dependerá de lo que queramos. Si no requerimos un sistema de gestión documental muy potente, porque no queremos gestionar la información a nivel profesional, existen programas gratuitos muy eficientes y útiles, además de fáciles de usar.

Naturalmente, siempre podemos optar por la opción de pago, que nos puede dar más seguridad y, sobre todo, asesoramiento, a la hora de usarlo, por parte del servicio técnico de la empresa que nos ha vendido el producto.