El secretariado virtual: una buena opción en tiempos de crisis

por | 7 de febrero de 2011

No es posible comprender la necesidad del servicio de secretaria virtual , sin antes  reflexionar sobre el estado económico por el que estamos atravesando.

Sobra decir que nos encontramos inmersos en una de las peores crisis económicas mundial de los últimos 50 años.  Los efectos colaterales se hacen notar en todos los aspectos y de forma mucho más severa en el colectivo que conforman las pymes y autónomos. Además un gran número de empresas están viéndose obligadas a cerrar o en su defecto a reducir sus costes de recursos humanos a través de ajustes plantilla.

En este volátil entorno también estamos viendo la irrupción de una nueva tendencia: el autoempleo. Así muchas de las personas despedidas recientemente optan por ofrecer sus servicios a modo de freelance-autónomo.

La realidad es que tanto las Pymes que sobreviven como los autónomos (de reciente incorporación o no) tienen que sobrevivir en un ambiente de tremenda competencia y en un mercado a la baja.

Ante este escenario es cada vez más importante la profesionalización de los servicios y de las empresas. De esta forma nos encontramos con la convergencia de dos aspectos: por un lado la necesidad de reducicción de costes; y por otro la necesidad de mantener credibilidad e imagen ante un mercado altamente competitivo.

El telesecretariado es ante todo, un servicio concebido para conjugar estas necesidades. Así los servicios de secretaría virtual permiten el ahorro de costes a las empresas al mismo tiempo que se refuerza su imagen de cara a los clientes.

Pero cabe preguntarnos: ¿En qué consiste el secretariado virtual?

A este respecto en ocasiones la terminología utilizada para este tipo de servicios lleva a error. Muchos se preguntan si estamos ante algún tipo de sistema informático automatizado. Conviene aclarar que se trata de un servicio ofrecido por personas físicas. Personas físicas que trabajaran en nombre de su empresa o negocio aunque usted nunca tenga contacto visual con ellas. De allí que a veces se les denomine asistentes virtuales o recepcionistas virtuales.

Podemos decir, sin miedo a equivocarnos, que lo que ofrece el servicio de secretaria virtual es tener una persona externa que de forma remota realiza determinadas labores para la empresa.

Cada empresa de Secretaría Virtual tiene su propio porfolio de productos, pero entre los más habituales podemos encontrar : la atencion de llamadas, la gestión de citas, los servicios de localización y desvío de llamadas, envío de avisos, etc.

La empresa cubre toda esta funcionalidad, sin tener que preocuparse de seleccionar personal, atender las bajas que puedan causar, formarlas, gestionar las vacaciones. Y un largo etcétera.

Todo ello implica un importante ahorro de costes referidos a nóminas, vacaciones, bajas, pagas extras, puesto de trabajo, recursos informáticos y de telefonía, etc.

Dentro de cada servicio nos encontramos diversos modelos de facturación por parte de las empresas de telesecretaria a sus clientes (pymes y autónomos, principalmente). Pero la más habitual es el pago por llamada atendida. A esto le sumamos el coste del desvío de llamada, por segundos, en el caso de que esté contratado. En el caso de que se trate de una gestion de agenda o citas, llevan un recargo por cada apunte realizado en la agenda. Igualmente es frecuente encontrar el servicio de envío de SMS para notificar las llamadas recibidas, con su correspondiente coste, etc.

Aunque el sistema de facturación pueda parecer algo engorroso , nos aseguramos, como clientes, que  solo pagaremos en función de nuestra actividad y por lo tanto del uso del servicio. Además mantenemos una relación calidad precio inmensamente más atractiva que la alternativa de incorporar personal a la empresa.

Se trata de un negocio emergente que aprovecha muy bien la coyuntura actual. Una buena opción en tiempos de crisis.