Hace ya muchos años, era posible manejar un sistema de horarios y asistencia, tan sólo con usar unas cuantas hojas de papel. Dichos días son historia, para la mayoría de empresas, puesto que estos sistemas pueden ser catastróficos. Hoy en día, existen sistemas sofisticados, que incorporar estrategias y dispositivos para la captura de datos de forma rápida, organizada y segura.
Muchos negocios han visto cambios dramáticos, a raíz de las nuevas tecnologías de comunicación. Es así que los procedimientos para el envío, recibo y almacenamiento de información han cambiado totalmente la forma, en que muchos procesos se llevan acabo; al interior de una organización. No obstante, la llegada de estas tecnologías de información implica nuevos desafíos, sobre todo en lo relacionado con controles de acceso y de asistencia.
Un sistema de asistencia, que haga uso de papel, implica un enorme gasto de tiempo al día, a la semana, al mes, etc. Del mismo modo, se requiere de muchas personas para que hagan reportes de pagos, basándose en dichos papeles. Dichos reportes pueden presentar inconsistencias debido a varias razones: por un lado, el sistema en sí se presta para eso, mientras que por otro lado, no se sabe en realidad si los empleados usan el sistema con honestidad. Con mucha frecuencia, algunos empleados tienden a colocarse más horas laboradas, a tapar retrasos y hasta a firmar por otros. Aunque los trabajadores que acuden a estas prácticas no las ven como algo grave, lo cierto es que éstas ocasionan pérdidas alarmantes en una empresa.
Los sistemas modernos, para el control laboral, no sólo son mucho más precisos que sus antecesores, sino también reflejan las horas que han sido trabajadas en realidad y permiten acceder a esta información de manera más rápida y organizada. De esta forma, el arduo papeleo y la lectura de datos manuales pasan a la historia, porque los sistemas modernos cuentan con poderosos programas, para el procesamiento de datos contables.
Por otra parte, los sistemas modernos hacen uso de la biometría, la cual es una práctica que identifica a las personas, al analizar sus rasgos particulares. Ejemplo de ello son los relojes biométricos de huellas digitales, que solicitan la huella de cada empleado cuando éste ingresa o sale de su trabajo. Al basarse en estas particularidades es imposible que un trabajador reporte la asistencia de otro, porque no hay manera de prestarse las huellas digitales. Además, con estos sistemas biométricos se reducen pérdidas y se mejoran los márgenes de ganancia de una empresa.
Con la tecnología biométrica muchas empresas han podido obtener un mejor rendimiento de parte de sus empleados. Esto se puede ver en la implementación de sistemas biométricos para el control de acceso y de asistencia.